Właściwe delegowanie zadań to jedna z kluczowych kompetencji dobrego lidera, przedsiębiorcy, właściciela małej firmy i nie tylko. Nie przychodzi to jednak tak łatwo, jak mogłoby się wydawać. Aby odpowiednio delegować zadania, trzeba z początku zmierzyć się z samym sobą, odłożyć na bok swoje ego, ambicje i zadbać o właściwe nastawienie do podjęcia tego kroku. Dlaczego tak trudno zacząć delegowanie zadań?
Po co delegować zadania?
Tutaj sprawa jest bardzo prosta – delegowanie zadań pozwala na uwolnienie dodatkowych zasobów czasowych, zwiększa naszą produktywność i nierzadko przyczynia się do rozwoju biznesu, pozwalając na przekierowanie energii do nowych obszarów. Istotnym jest również to, że przekazanie obowiązków komuś innemu pozwala mu rozwinąć skrzydła, zmierzyć się z nowymi wyzwaniami i poszerzać horyzonty. Same zalety. Dlaczego więc bywa to takie trudne?
Nikt nie zrobi tego tak dobrze jak ja
Podstawową kwestią jest zakorzenione poczucie, że nikt nie zrobi tego tak dobrze, jak ja. Nie można się nie zgodzić z tym, że są pewne obszary, których rzeczywiście nie może czy nie powinien wykonywać nikt inny. Niemniej warto przeanalizować procesy, zadania, obowiązki i zastanowić się nad tym, jak usprawnić swoją pracę poprzez delegowanie zadań innym. Kluczowym elementem jest tutaj zaufanie do współpracowników i odpowiedzialność, jaka zostanie im przekazana. Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że wydaje się, że jest to rzecz, do której trzeba dorosnąć 😊
Czego się obawiamy?
Na myśl przychodzi mi kilka rzeczy. Czy na pewno wszystko będzie zrobione na czas i najlepiej jak się da? Czy jestem w stanie skontrolować postępy prac? Czy klient będzie zadowolony? A co, jeśli coś pójdzie nie tak i będzie trzeba interweniować osobiście?
No cóż, to tylko kilka z pytań, które plączą się po głowie, kiedy pierwszy raz przymierzamy się do delegowania zadań komuś innemu. Niechęć do podjęcia tego kroku siedzi gdzieś głęboko. Nie bez powodu pojawiło się takie powiedzenie: jeśli chcesz, żeby coś było zrobione dobrze, zrób to sam. Pamiętaj jednak o tym, że doba ma tylko 24 godziny i nie jesteś w stanie zrobić wszystkiego, co byś chciał. To po prostu niemożliwe.
Jak zacząć?
Po pierwsze ustal, które zadania możesz delegować. Następnie zastanów się, jakie kompetencje są potrzebne do jego wykonania i znajdź kogoś, kto takie posiada. Zbierz informacje potrzebne do wykonania zadania i przekaż je współpracownikowi. Określ termin realizacji. I zaufaj, że ktoś inny jest w stanie zrobić to równie dobrze, jak Ty sam. Przypomnij sobie, że Tobie też kiedyś ktoś przekazał pierwsze zadanie, Ty też od czegoś zaczynałeś, Ty też zdobywałeś wiedzę i umiejętności właśnie poprzez realizowanie kolejnych, coraz trudniejszych zadań. Teraz jest tak samo, tylko że to Ty przekazujesz je innym.
Delegowanie zadań nie jest prostą sztuką, szczególnie na początku. W późniejszym czasie staje się czymś naturalnym i jeśli jest to dobrze zorganizowany proces, to przyczynia się do zwiększenia produktywności, motywacji, rozwoju biznesu, a także uwolnienia Twoich własnych zasobów czasowych. Korzyść sama w sobie dla Ciebie, Twojego zespołu i Twoich klientów. Spróbuj!
