Nie oszukujmy się, każdy freelancer prędzej czy później zmierzy się z sytuacją, kiedy klient nie zapłaci za wykonaną pracę. Niestety nie uciekniemy od tego. Na szczęście zdecydowana większość klientów płaci regularnie, ale co powinniśmy zrobić, kiedy tak się nie dzieje? Jak się zabezpieczyć?
Po pierwsze – umowa
Kierując się zasadą ograniczonego zaufania, zawsze, kiedy pojawia się nowy klient, warto dla własnego bezpieczeństwa sformalizować współpracę, czyli po prostu zadbać o podpisanie umowy albo wypełnienie prostego formularza zamówienia. Wystarczy, że będzie to dokument, który klient wydrukuje, podpisze i prześle do nas w formie skanu.
Po drugie – udokumentowanie wykonanej pracy
Niezależnie od tego, czym się zajmujemy i jaką pracę wykonujemy dla klienta, warto zadbać o posiadanie potwierdzenia otrzymania przez niego maila z przesyłanymi plikami. Powinno się także zachować wszystkie pliki do czasu uregulowania płatności.
Po trzecie – komunikacja z klientem
Dobrą formą zabezpieczenia swoich interesów jest komunikacja mailowa, ponieważ pozostaje po niej namacalny ślad. Nie zapewni nam tego spotkanie czy rozmowa telefoniczna.
A jeśli klient nadal nie płaci?
Po wystawieniu faktury i przekroczeniu przez klienta terminu płatności na początku grzecznie przypominamy o uregulowaniu należności. W znacznej części przypadków takie upomnienie skutkuje zapłaceniem faktury. Jeżeli jednak to nie zadziała, wówczas trzeba wejść na drogę formalną.
Przedsądowe wezwanie do zapłaty
Kiedy wyczerpuje się nasza cierpliwość w oczekiwaniu na zapłatę za wykonaną pracę, czas przesłać zalegającemu klientowi przedsądowe wezwanie do zapłaty. Koniecznie należy to zrobić pocztą tradycyjną. Nie można zapomnieć o tym, by był to list polecony, w dodatku za potwierdzeniem odbioru. Jeżeli nie zostanie odebrany, wówczas należy go wysłać pocztą elektroniczną z żądaniem potwierdzenia odczytania wiadomości. Do przedsądowego wezwania do zapłaty dołączamy także fakturę. Jeżeli ten krok nie zmotywuje klienta do uiszczenia zaległości, wówczas wkraczamy na drogę e-sądu.
E-sąd
E-sąd to nic innego jak elektroniczne postępowanie upominawcze. Nie jest to klasyczny sąd, ale miejsce, w którym przeprowadza się proces kończący się oddaniem sprawy do komornika. Sporządzamy dokładny opis sytuacji, nie musimy dołączać posiadanych dowodów do sprawy. Jeżeli osoba orzekająca uzna zasadność naszego roszczenia, wówczas wydaje nakaz zapłaty, który automatycznie jest wysyłany do pozwanego pocztą tradycyjną. Ma on wówczas 14 dni na uregulowanie zaległości. Jeżeli nadal nie otrzymamy naszego wynagrodzenia, wówczas e-sąd wystawia tzw. klauzulę wykonalności i z nią mamy możliwość udania się do komornika.
Miejmy jednak wiarę w ludzi i nie zrażajmy się. Takie sytuacje się zdarzają i nie należą do przyjemnych, sama mam właśnie okazję się o tym przekonać. Ale mam w sobie jeszcze drobne pokłady wiary, że jednak faktura zostanie zapłacona i nie dojdzie do wdrażania całego procesu odzyskiwania należności.
