Każdy, kto świadczy usługi transkrypcyjne, ma obowiązek zachowania poufności. I chociaż większość klientów ma uzasadnione oczekiwania w tym zakresie, zdarzają się jednak tacy, którzy nie zdają sobie sprawy, że powinni tego wymagać. Profesjonalny transkrybent zadba więc o interesy swojego klienta, zapewniając poufność jego danych, a także informując go o tym, że po prostu ma do tego prawo.
Dlaczego to takie ważne?
Transkrybenci na co dzień mają do czynienia z informacjami, które w świetle prawa są traktowane jako szczególnie chronione. Mam tutaj na myśli na przykład informacje medyczne dotyczące konkretnej osoby lub też protokoły z rozpraw sądowych. To najprostsze przykłady. W rzeczywistości jest ich jednak więcej. Z usług transkrypcyjnych korzystają również firmy, które przekazują transkrybentom jeszcze nieopublikowane wywiady lub inne nagrania zawierające informacje handlowe bądź finansowe. Zdarza się także współpraca z osobami prywatnymi, które przekazują do transkrypcji nagrania dyktafonowe mające być później dowodem w rozprawie.
Jak zapewnić poufność danych?
Myśląc poważnie o profesjonalnej obsłudze swoich klientów, warto mieć na uwadze najlepsze praktyki zapewniające poufność transkrypcji.
1. Etyka biznesu
Dbaj o to, aby w umowach podpisywanych z klientami pojawił się punkt o zachowaniu poufności. Jeżeli zatrudniasz współpracowników, zadbaj o to, aby podpisali oni oświadczenie, na mocy którego zobowiążą się do przechowywania plików w odpowiedni sposób, przez określony czas i nie będą ich nigdzie udostępniać.
2. Fragmentaryczność
Jeżeli pracujesz samodzielnie, ten punkt będzie Cię dotyczył tylko wówczas, gdy klient sam będzie chciał zachować taki sposób współpracy. Tymczasem mając własnych współpracowników, możesz zwiększyć poziom zabezpieczeń i przekazywać im do pracy fragmenty nagrań, nigdy cały plik. Możesz także dzielić jeden projekt na różnych współpracowników. W ten sposób mają oni dostęp jedynie do pewnej części.
3. Przechowywanie danych
Osobiście korzystam tutaj z dysku zewnętrznego. Nie przechowuję plików klientów ani w chmurze, ani na stacjonarnym dysku komputera. Ponadto mam wdrożoną politykę, według której z chwilą otrzymania zapłaty za wykonaną transkrypcję wszystkie pliki są kasowane.
4. Szyfrowanie danych
Jedną z podstawowych kwestii jest zabezpieczenie strony internetowej protokołem szyfrującym SSL. Obecnie nie jest to już szczególnie warte podkreślania, gdyż polityka Google’a wymusiła stosowanie tego protokołu szyfrującego i jest on już traktowany jako standard zabezpieczeń.
Zapamiętaj!
1. Nigdy nie dziel się z osobami trzecimi informacjami pozyskanymi w toku pracy nad transkrypcją.
2. Zadbaj o odpowiedni poziom zabezpieczeń, tak aby Twoi klienci czuli się bezpiecznie.
3. Jeżeli masz współpracowników, kontroluj ich sposób pracy.
4. Przestrzegaj ustaleń z klientami. Przechowuj pliki bezpiecznie i w określonym czasie kasuj je.
